Arbeiten im Homeoffice – die neue Normalität

• welche Faktoren den Trend zum Homeoffice beschleunigen
• welche Chancen und Risiken damit verbunden sind
• welche Rolle das New-Work-Konzept dabei spielt
• wie Softwarelösungen das Arbeiten zu Hause unterstützen

Homeoffice – von der Kür zur Pflicht

Die Covid-19-Pandemie hat einen wahren Paradigmenwechsel eingeleitet: War das Arbeiten im Homeoffice vorher von vielen Chefs nicht gern gesehen und nur wenigen Auserwählten vorbehalten, ist es mit Ausbruch von Corona zur Pflicht geworden. Vorausgesetzt, die jeweilige Tätigkeit lässt dies zu. Alle Beschäftigten, deren physische Anwesenheit in der Firma nicht unbedingt erforderlich war, sollten zu Hause bleiben, also in erster Linie Büroangestellte. Quasi über Nacht mussten Unternehmen ihren Mitarbeitern eine funktionierende und sichere Infrastruktur für die stabile Anbindung des Heimarbeitsplatzes an das Firmennetzwerk zur Verfügung stellen – was sich für viele Unternehmen als Herausforderung erwies.

Den sprunghaften Anstieg der Heimarbeit aufgrund der Pandemie bestätigen auch diverse wissenschaftliche Erhebungen wie beispielsweise die Studie „Homeoffice nach fast zwei Jahren Pandemie“ des Instituts der deutschen Wirtschaft in Köln vom Januar 2022. Demnach lag der Anteil der Berufstätigen, die gelegentlich in den eigenen vier Wänden oder mobil arbeiteten, in Deutschland im Jahr 2019 noch bei knapp 13 Prozent. Dabei handelte es sich in erster Linie um Selbstständige, Freiberufler und Führungskräfte. Mit Beginn des ersten Lockdowns Ende März 2020 stieg die Zahl der Arbeitnehmer, die zumindest teilweise von zu Hause arbeiteten, dann rapide an: So lag deren Anteil im September bereits bei 38 Prozent und erhöhte sich bis April 2021 sogar auf 45 Prozent. Signifikant dabei: Das Gros der zu Hause Arbeitenden verfügt über einen höheren Bildungsabschluss. Dies erklärt sich wohl daraus, dass sich vor allem höher qualifizierte Tätigkeiten aus der Ferne verrichten lassen. Jobs, bei denen eine physische Anwesenheit unabdingbar ist – wie beispielsweise in der Pflege, Fertigung, Montage oder Logistik –, scheiden ohnehin aus.

New-Work-Konzept verändert die Arbeitswelt grundlegend

Doch die Pandemie war nur der Auslöser und Beschleuniger eines Trends, der sich schon seit Langem abzeichnete: Bereits seit Jahren macht sich eine Bewegung namens New Work daran, die Arbeitswelt grundlegend zu verändern. Das bedeutet vor allem eines: Die Art, wie Menschen ihre Arbeitsleistung erbringen, soll flexibler und freier gestaltet werden. Demnach hat der klassische 9-to-5-Job, bei dem die Präsenz in der Firma das ausschlaggebende Kriterium ist, mittlerweile an Reiz verloren. In der neuen Arbeitswelt wollen die Beschäftigten selbst entscheiden, wann, wo und wie sie arbeiten – also auch mobil und im Homeoffice. Darauf wird insbesondere die derzeit jüngste Gruppe der Berufstätigen – die Generation Z – in Zukunft bestehen. Und aufgrund des anhaltenden Mangels an Fachkräften werden die jungen, hoch qualifizierten Mitarbeiter dieses Recht auch einfordern können, darüber sind sich die Experten einig. Dabei ist der Wunsch nach Heimarbeit auch für die Zeit nach der Pandemie groß, was die Ergebnisse der genannten Studie ebenfalls belegen. Demnach möchte rund die Hälfte der Beschäftigten in Deutschland, die während der Pandemie im eigenen Heim tätig waren, dies auch in Zukunft zumindest teilweise fortsetzen. Als wichtigsten Grund hierfür gab ein Großteil der Befragten an, im Homeoffice fokussierter, produktiver und effizienter arbeiten zu können.

So ist es mehr als wahrscheinlich, dass auch nach der völligen Überwindung der Pandemie der Trend zum Homeoffice ungebrochen bleibt. Auch wenn sich ein „Recht auf Homeoffice“ – wie es von manchen Politikern gefordert wird – nicht durchsetzt, werden dennoch die meisten Unternehmen diese Option ihren Mitarbeitern anbieten. Denn sie müssen sich im Sinne eines vorteilhaften Employer-Brandings als exzellente Arbeitgeber am Markt positionieren, möchten sie die besten Mitarbeiter für sich gewinnen. Dabei bietet die Arbeit im Homeoffice – wie die meisten Dinge im Leben – Chancen und Risiken. Bei deren Bewertung macht es Sinn, zwischen den Interessen der Arbeitnehmer und denen der Unternehmen zu trennen.

Ein Plus an selbstbestimmtem Arbeiten

Aus Sicht der Ersteren sind als größte Vorteile wohl vor allem das Plus an Flexibilität, Freiheit und Selbstbestimmtheit zu nennen. Viele Beschäftigte können sich das Arbeitspensum zu Hause freier einteilen – abgesehen von bestimmten Pflichtterminen wie Videokonferenzen oder vertraglich vereinbarten Zeiten, in denen die Erreichbarkeit gewährleistet sein muss. Manche Menschen fühlen sich auch in den eigenen vier Wänden wohler und können dort konzentrierter und effektiver arbeiten. Zudem entfällt die Anfahrt zur Firma, was enorme Einsparungen von Zeit und Fahrtkosten mit sich bringen kann. Zum Tragen kommt dies vor allem bei Mitarbeitern, die bislang über eine weitere Strecke gependelt haben.

Einer der wichtigsten Vorteile von Heimarbeit für Unternehmen besteht darin, dass sich Kosten für Büroräume, Strom und Arbeitsplatz-Infrastruktur einsparen lassen. Letztere wird jedoch häufig vom Arbeitgeber bereitgestellt und finanziert, was die Einsparpotenziale wiederum etwas mindert. Auch können Unternehmen frei gewordene Arbeitsflächen vermieten und sich dadurch Einnahmen sichern. Weitere Kosteneinsparungen ergeben sich daraus, dass weniger Firmenparkplätze vorgehalten werden müssen und die Flotte an Dienstfahrzeugen reduziert werden kann. Und schließlich wirkt sich die Fernarbeit möglicherweise auch positiv auf die Digitalkompetenz von Führungskräften aus. Diese sind gefordert, sich mit den Möglichkeiten neuer Kommunikations- und Kooperationstools auseinanderzusetzen – was natürlich auch für die einzelnen Mitarbeiter gilt.

Soziale Isolation am heimischen Arbeitsplatz?

Kommen wir zu den Risiken der Heimarbeit: Aus Sicht der Arbeitnehmer ist hier wohl in erster Linie an die Verarmung sozialer Kontakte zu denken, verbunden mit einer zunehmenden Isolation. Zwar findet ein Austausch zwischen Mitarbeitern nach wie vor am Telefon oder online über Collaboration-Tools wie etwa Microsoft Teams oder Zoom statt. Dennoch kann die persönliche Präsenz und der kleine Plausch mit den Kollegen im Büro nichts ersetzen. Vielen Heimarbeitern mangelt es auch durch den Wegfall des Arbeitswegs an körperlicher Bewegung, was sich negativ auf die Gesundheit auswirken kann. Zudem wird häufig beklagt, dass die klare Trennung zwischen Beruf und Privatleben im Homeoffice immer mehr aufgelöst werde. Oft werden nach Arbeitsschluss noch E-Mails gecheckt oder Telefonate mit Kunden geführt, die zu den üblichen Arbeitszeiten nicht erreichbar sind. Überdies verfügen manche Beschäftigte zu Hause über kein abgetrenntes Arbeitszimmer und müssen – bewaffnet mit Laptop – auf die Wohnzimmercouch oder an den Küchentisch ausweichen. Dies steht einem ungestörten und konzentrierten Arbeiten entgegen, beispielsweise wenn die Kinder von der Schule nach Hause kommen oder mehrere Personen im Haushalt leben. Und nicht zuletzt ist die Arbeitsplatz-Infrastruktur im Unternehmen vor Ort in vielen Fällen deutlich leistungsfähiger als zu Hause. Dazu zählen beispielsweise eine schnellere und stabilere Internet- und Serververbindung, professionellere Hardware sowie ein größeres Platzangebot.

Ist Homeoffice Vertrauenssache?

Aus Sicht der Arbeitgeber hingegen besteht ein zentrales Risiko der Heimarbeit in den reduzierten Kontrollmöglichkeiten. Zwar schreiben viele Unternehmen den Mitarbeitern vor, die zu Hause geleisteten Stunden in Zeiterfassungstools einzutragen. Doch wer soll überprüfen, ob dies immer korrekt erfolgt? So sehen insbesondere Vertreter der klassischen, auf Präsenzkultur basierenden Arbeitsmodelle die Beschäftigung im Homeoffice tendenziell eher kritisch. Manche haben Sorge, dass die Angestellten zu Hause vielen Ablenkungen unterliegen und die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit nicht in vollem Umfang einhalten. Diese Denkweise läuft jedoch zur modernen, flexiblen New-Work-Philosophie völlig konträr. Arbeitgeber sind hier gut beraten, wenn sie ihren Beschäftigten ein Höchstmaß an Vertrauen entgegenbringen. Und schließlich besteht eine nicht zu unterschätzende Herausforderung der Heimarbeit in der Gewährleistung der IT-Sicherheit. So müssen beispielsweise die IT-Systeme der Unternehmen wirksam vor Cyber-Angriffen geschützt werden, die über VPN-Verbindungen in die Firmennetzwerke eindringen können.

Fazit

Eines dürfte sicher sein: Der Homeoffice-Trend ist aus der künftigen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Unternehmen müssen – wenn noch nicht geschehen – langfristig eine funktionierende Infrastruktur für ihre zu Hause tätigen Mitarbeiter schaffen. Dazu zählen neben performanter Hardware auch moderne Softwarelösungen, mit denen sich die firmeninternen Geschäftsprozesse durchgängig digital mit den Remote-Arbeitsplätzen vernetzen lassen. TOPIX beispielsweise bietet flexibel verschiedenste Zugangswege wie etwa über die Cloud, on-premise, per App für iOS oder Android sowie mobil über eine WebSolution. Somit stehen sämtliche Geschäftsdaten in Echtzeit und standortunabhängig für jeden Mitarbeiter zur Verfügung – ob im Unternehmen vor Ort oder im Homeoffice.