Mit Interim Professionals zum Erfolg

Kosten und Nutzen bei Engpässen und Vakanzen genau abwägen

Der Bedarf von Unternehmen an Managern auf Zeit, national wie global, wächst enorm. Die Nachfrage stieg laut Stephan Bart seit Mitte 2021 signifikant mit einem erneuten Schub im zweiten und dritten Quartal 2022. Ein kurzfristiger Ausfall eines Mitarbeiters – sei es wegen einer Kündigung, Schwangerschaft oder, wie derzeit oft der Fall, aufgrund einer längeren Krankschreibung – kann ein Team stark belasten. Führungskräfte neigen dazu, die zusätzlichen Aufgaben selbst zu übernehmen oder mit ihren Mitarbeitern stemmen zu wollen. Dabei scheitert der überwiegende Teil an den fehlenden Ressourcen, Kompetenzen oder fehlender Expertise. Mit diesem Verhalten riskieren Führungskräfte, ein Projekt nicht adäquat und fachgerecht zu Ende führen zu können. Im schlimmsten Fall stagnieren oder verzögern sie sich oder werden ganz aufgegeben. Aufgrund der fehlenden Unterstützung verbreitet sich Unmut und Überforderung innerhalb des Teams. Stephan Bart erläutert:

„Unternehmen scheuen häufig die Kosten einer Interim-Fachkraft. Das ist jedoch meistens kontraproduktiv. Anstatt das Team in Peakzeiten bzw. bei Personalausfällen zusätzlich zu belasten oder aber Positionen gänzlich unbesetzt zu lassen, sollte man Kosten und Nutzen abwägen. Hier sind externe Ressourcen oftmals die sinnvollere Lösung.“ 

Diese Investition zahle sich mittel- und längerfristig aus. Er empfiehlt Entscheidungsträgern, offen zu sein für die Überbrückung von Vakanzen mittels freiberuflicher Fach-, Führungs- und Themenspezialisten.

Akzeptanz im Team

Wünschenswert ist, dass die restliche (Führungs-)Mannschaft hinter der Entscheidung steht, einen Manager auf Zeit einzusetzen. Es kommt vor, dass Interim-Fachkräfte nicht überall mit offenen Armen empfangen werden. Oftmals fällt die Entscheidung für einen Externen zu einem Zeitpunkt, zu dem es im Team bereits rumort und die Mitarbeiter überlastet und frustriert sind. Außerdem sehen sie die hohen Tagessätze der Externen mit Skepsis. Die Führungskraft sollte daher dafür sorgen, dass das Team gut mit dem Interim Manager kooperiert und ihn nicht als Konkurrenten betrachtet, denn: Diese Experten sind dazu da, die Festangestellten kurzfristig zu entlasten und Verbesserungen zu erreichen. Interim-Professionals haben keineswegs die Intention, die festen Positionen anderer Kollegen zu übernehmen. Ihr Ziel ist es, die Aufgabe, für die sie geholt wurden, erfolgreich mithilfe des bestehenden Teams zu erledigen und das Unternehmen dann wieder zu verlassen.

Lohnt sich der kostspielige Einsatz von Interim Managern? 

Bei Interim Professionals handelt es sich um top ausgebildete, rasch verfügbare Fach-, Führungs- und Themenspezialisten. Sie verfügen über einen breiten Erfahrungsschatz und haben oftmals ähnliche Aufgaben bereits mehrfach in der Vergangenheit erfolgreich umgesetzt. Sie wissen, was zu tun ist. Ihre neutrale Stellung ermöglicht es ihnen, Situationen objektiver zu betrachten. Sie stellen auch Prozesse infrage, die sonst niemand mehr hinterfragen würde. Wenn etwas seit Jahren suboptimal läuft, merken die internen Mitarbeiter das oft gar nicht mehr.

Ein wichtiger Vorteil ist, dass ein Experte auf Zeit schon nach einem kurzen Onboarding handlungsfähig ist und die nötigen Kompetenzen nicht erst langwierig aufgebaut werden müssen. Gerade bei schwierigen Aufgabenstellungen ist es ein riesiger Vorteil, wenn jemand mit entsprechenden Erfahrungen und Kenntnissen die Umsetzung übernimmt.

Was kosten Interim Professionals?

Fachkräfte im Finanzwesen sowie in den Bereichen HR und Marketing sind begehrt. Und das lassen sie sich bezahlen. Der Bedarf an Fachkräften, auch auf Interim-Basis, ist sprunghaft angestiegen. Bart: „Unsere Kandidaten arbeiten entweder auf Stundenbasis oder berechnen einen All-in-Tagessatz auf Basis einer Mischkalkulation, damit die Kosten für die Unternehmen planbar sind. Die Tagessätze für die Tätigkeit vor Ort liegen dabei etwas höher als beim Remote-Einsatz. Mittlerweile ist es auch im Interim-Bereich üblich, eine Inflationsanpassung von bis zu 10 Prozent zusätzlich zu zahlen."

Auch wenn die Kosten erst mal hoch erscheinen: „Man zahlt nur, was geleistet wird. Wenn kein Bedarf mehr besteht, kann der Vertrag schnell wieder gekündigt werden“, so Experte Bart. Wenn ein Unternehmen einen echten Experten engagiert, der imstande ist, Prozesse zeitnah umzusetzen oder nachhaltig zu verbessern, werden diese Kosten möglicherweise um ein Vielfaches kompensiert.

Interim Professionals vor Ort oder remote?

Bart hält eine Abkehr vom traditionellen Denken bezüglich der Anwesenheitspflicht von Mitarbeitern für zeitgemäß und vorteilhaft. Die meisten Interim-Experten legen heute Wert auf Flexwork. Bart: „Auch aus Kostengründen stellt sich also immer die Frage, ob die Anwesenheit des Interim Managers vor Ort wirklich erforderlich ist. In den meisten Fällen hat es sich als sinnvoll erwiesen, dass er für das Onboarding in den ersten zwei Wochen im Unternehmen arbeitet, um die Prozesse und Ansprechpartner kennenzulernen. Danach bietet sich der Remote-Einsatz an.“ Dieser bringe seinen Mandanten zwei Vorteile: Der Pool an interessierten Kandidaten ist größer und für Unternehmen ist es die kostengünstigere Alternative. „Denn manche Fachkräfte stellen auch die Anreisezeit in Rechnung, die bei Remote nicht anfällt“, so Bart.

Gibt es Aufträge, bei denen sich Remote nicht anbietet? Bart weiß aus Erfahrung: „Es gibt Projekte, bei denen sich die Homeoffice-Tätigkeit nicht anbietet, etwa wenn es darum geht, ein bestimmtes Team zu führen und ggf. Probleme innerhalb von Teams oder Prozessen zu identifizieren. Oder bei einem HR-Projekt. Da ist es erforderlich, etwa für ein besseres Fehlzeitenmanagement, vor Ort Gespräche mit den Mitarbeitern in der Produktion zu führen, um ggf. den Arbeitsort bzw. die -mittel optimieren zu können.“ 

Bart weiter: „Anders im Falle eines Projektmanagers bei Einführung neuer IT wie z. B. SAP SuccessFactors. Hier ist die Arbeit vor Ort nicht nötig. Oder im Fall eines Regional Controllers, der vor Ort gar keine Ansprechpartner vorfindet. Auch in der Legal-Abteilung bietet sich die Arbeit von extern an.“ Das Verhältnis von Remote- und Vor-Ort-Tätigkeit gibt der Recruitment-Experte mit etwa 80:20 an.

Budget genau planen

Bart empfiehlt seinen Mandanten: „Unternehmen sollten idealerweise schon im Vorfeld von Gesprächen mit potenziellen Kandidaten abklären, welches maximale Budget für die Überbrückungszeit zur Verfügung steht bzw. sich das erforderliche Budget absegnen lassen. Das spart viel wertvolle Zeit.“ Und erst, wenn der Kostenfaktor geklärt ist, entscheiden, ob die Qualifikation des Experten in ausreichendem Maße das Problem des Mandanten löst oder nicht.

„First come, first served“ – schnelles Handeln ist gefragt

Aus Erfahrung liegen Interim Managern aus dem Finanzwesen, HR, Marketing und der IT meist mehrere Anfragen vor und in der Regel wird die erste Zusage zu einem passenden Projekt angenommen. Daher rät Recruitment-Experte Bart seinen Mandanten: „Führen Sie das Interview zeitnah und bereiten Sie gleich auch die nachgelagerten administrativen Themen, z. B. Verträge, vor.“ Gerade bei größeren Konzernen muss man mit langwierigeren Prozessen in den Bereichen Legal und Einkauf rechnen. „Entscheiden Sie sich schnell, wenn Sie das Gefühl haben, dass der Kandidat fachlich und persönlich passt! Sonst ist er womöglich anderweitig engagiert“, so Bart. Aktuell ist es eher so, dass es mehr Interimsmandate als Fachkräfte gibt. Das sei vor der Pandemie noch anders gewesen, berichtet Bart: „Vor Corona gab es ein ausreichendes Angebot an Fachkräften. Nach der Schockstarre zu Beginn der Pandemie hat sich die Nachfrage nach Spezialisten und Projektmanagern ab Mitte 2021 und dann noch mal sprunghaft bis Mitte 2022 erhöht. Seither gibt es vermehrt Sonderprojekte zu bewältigen wie beispielsweise die Koordination von Migrationsprozessen, die Implementierung neuer IT oder das Managen anderer Veränderungsprozesse.“

Wie lang sollte die Laufzeit des Vertrags sein?

„Kunden fragen in der Regel nach einem Interim Professional für einen Zeitraum von fünf bis sechs Monaten“, so der Recruitment-Experte. Im Schnitt bleiben sie eher neun bis zehn Monate. Eine kürzere Laufzeit sei meist nicht optimal, denn bereits nach kurzer Zeit müsse der Interim Professional nach dem nächsten Auftrag Ausschau halten. Damit er sich vollständig auf sein laufendes Projekt konzentrieren kann, empfiehlt Bart, den Vertrag eher länger anzusetzen mit einer flexiblen Kündigungsfrist.

Bart weiter: „Wenn Sie als Auftraggeber den Vertrag verlängern wollen, so tun Sie dies möglichst frühzeitig, spätestens jedoch sechs Wochen vor Vertragsende. Sie riskieren sonst womöglich, dass Sie einen wertvollen eingearbeiteten Interim Manager vor dem erfolgreichen Abschluss des Projekts verlieren, weil er sich bereits anderweitig verpflichtet hat.“

Nicht selten kommt es vor, dass Unternehmen die Interims-Fachkraft auch noch für andere Sonderprojekte einsetzen möchten oder ihr sogar eine Übernahmeoption anbieten, die diese in der Regel aber ablehnen.

Wie findet man den passenden Manager auf Zeit?

Ein Interim Professional soll in der Lage sein, dem Unternehmen ab dem ersten Tag einen Mehrwert zu liefern. Bart: „Wählen Sie jemanden, der sowohl fachlich als auch von seiner Persönlichkeit her zur Aufgabe und zum Team passt.“ In der Regel wird er überqualifiziert sein und über einen breiten Erfahrungshintergrund verfügen.

Bart stellt im Interim Recruitment einen Trend fest: „In vielen Bereichen gibt es zunehmend viele jüngere Interim Manager, während früher oftmals erfahrene Spezialisten im Alter von 50+ zum Einsatz kamen.“ Die jungen Nachwuchskräfte der digitalen Generation sind leistungsorientiert und schätzen neben der hohen Vergütung vor allem die Flexibilität und Freiheit und wollen sich für eine gewisse Zeit nicht fest binden. Bart: „Früher war es keine Seltenheit, dass man seine gesamte Karriere in einem einzigen Unternehmen gemacht hat. Das gibt es heutzutage kaum mehr.“