FibuNet ist bei Hempelmann Wittemöller stabiler Anker im turbulenten Energiegeschäft

Nach Einführung bei der NEWCo Neue Energie- und Wärmekonzepte im Jahr 2009, aus der neben anderen Gesellschaften die Hempelmann Wittemöller GmbH hervorgegangen ist, wird FibuNet auch seit der Neufirmierung in 2015 erfolgreich genutzt. FibuNet wurde ursprünglich als Paketlösung mit der auf Energie- und Mineralölhandel spezialisierten Branchenlösung X-oil des FibuNet-Vertriebspartners Xpoint Software GmbH eingeführt

Hempelmann Wittemöller gehört zur Konzerngruppe von Marquard & Bahls, die schwerpunktmäßig im Energie- und Chemiesektor tätig ist. Im Segment Energieversorgung ist Hempelmann Wittemöller die in Deutschland für die Endverbrauchersparte zuständige Gesellschaft, zu der eine Reihe von regional bzw. in speziellen Energiesegmenten operierende Tochter- und Schwestergesellschaften gehören. Hempelmann Wittemöller hat neben den operativen Aufgaben die federführende Verantwortung für das gruppenweite Rechnungswesen und Reporting. FibuNet ist hier als Systemstandard und übergreifende Integrationsplattform gesetzt.

Der Anwendungsumfang der FibuNet-Software wurde seit der Erstimplementierung im Jahr 2009 ständig erweitert. Neben der Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung wird u.a. der Reportgenerator für IFRS-konformes Reporting genutzt. Ebenso sind der BankBlitz XL für die automatisierte Verarbeitung von Banking-Massendaten sowie das Modul Konzernauswertung im Einsatz. FibuNet wurde zudem schrittweise in den Tochter- und Schwestergesellschaften eingeführt, um die dort eingesetzten Buchhaltungslösungen zu ersetzen. Die in den Gesellschaften eingesetzten, unterschiedlichen Warenwirtschaftssysteme wurden über bidirektionale Schnittstellen an FibuNet angebunden. Neben den Standardschnittstellen zu X-oil von Xpoint bzw. edoil von eurodata kommen in diesem Zusammenhang gruppenweit FibuNet-Schnittstellen zu OTIS von MEKOS, zu Oase von Infordata sowie zu SAP Business One zum Einsatz.

In 2019 wurde entschieden, FibuNet webIC in Verbindung mit CaptureThis! für die automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen einzuführen. Gesteuert vom in FibuNet webIC integrierten Workflow prüfen bzw. genehmigen berechtigte Benutzer spartenübergreifend die Rechnungen nach einem rollenbasierten Regelwerk. Der integrierte Workflow ist vorkonfiguriert. Individuelle Abläufe wurden bei Hempelmann Wittemöller auf einfach handhabbare Art und Weise mithilfe des grafischen Workflow-Designers angepasst. Auch die sachliche Prüfung der über die Warenwirtschaftssysteme eingehenden Rechnungen wurde in den Ablauf eingebunden. Alle buchungsrelevanten Daten einschließlich Kontierungsvorschlag, digitale Rechnungen, Bearbeitungshistorie sowie sämtliche Anhänge werden am Ende des Prozesses auf Knopfdruck in die FibuNet-Finanzbuchhaltung übernommen. Dies umfasst auch sämtliche prüfungsrelevanten Maßnahmen, die im Rahmen des elektronischen Workflows vorgenommen wurden, wie z.B. Primanota oder digitale Stempel.

Nach erfolgreicher Einbindung von drei Mandanten im Rahmen der Erstimplementierung wurden inzwischen sechs weitere Gesellschaften in den gruppenübergreifenden Rechnungsworkflow eingebunden. Damit einher ging die Anbindung verschiedener, in den Gesellschaften eingesetzter DMS-Systeme, wie beispielsweise das Open Source DMS von agorum sowie das ecoDMS.

Positiver Nebeneffekt der Einführung von FibuNet webIC war die damit verbundene Vorbereitung auf elek-tronische Eingangsrechnungen laut Wachstumschancengesetz zum 01.01.2025. FibuNet webIC unterstützt die Erfassung von Eingangsrechnungen im geforderten E-Format seit Jahren. Zudem entwickelt und vermarktet die Scopevisio AG, Muttergesellschaft der Scopevisio FibuNet GmbH, integrierte Lösungen zur Erstellung von Ausgangsrechnungen im E-Format und zur revisionssicheren Archivierung.

Für Frau Katrin Beckmann, Leiterin Rechnungswesen bei der Hempelmann Wittemöller GmbH, ist die FibuNet Finanzbuchhaltung in Verbindung mit FibuNet webIC die beste denkbare Softwarelösung für das Unternehmen mit seinen speziellen Anforderungen im Konzernverbund: "Unternehmenskäufe, Verschmelzungen, Abspaltungen und Reorganisationen gehören bei uns fast zum Tagesgeschäft. Dies alles wird von der FibuNet-Software und dem hochkompetenten Team hervorragend unterstützt. Aufgrund der technologischen und funktionalen Weiterentwicklung der Software konnten wir stets neue Anforderungen umsetzen, ohne dass Softwareänderungen erforderlich waren. Ebenso ist die Software fortlaufend auf aktuellem und gesetzeskonformem Stand. Zusammenfassend ist FibuNet so etwas wie ein verlässlicher und stabiler Anker in einem von ständigen Änderungen und komplexen Anforderungen geprägten Geschäftsumfeld."

Über Hempelmann Wittemöller GmbH

Beheimatet in Ostwestfalen versorgt Hempelmann Wittemöller Kunden in Nordrhein-Westfalen und Niedersachsen mit Heizöl, Kraftstoffen sowie seit einigen Jahren mit Holzpellets und Kaminholz. Bundesweit bietet das Unternehmen die Versorgung von Fuhrparks mit Diesel und AdBlue über die tankpool24 Tankkarte an. Das Tochterunternehmen HWU Lubtec ist autorisierter, deutschlandweit tätiger Vertriebspartner der ExxonMobil im Bereich hochwertiger Schmierstofflösungen.

Das operative Geschäftsprofil der Hempelmann Wittemöller GmbH zeichnet sich zusammenfassend aus durch

• Ein Team von über 60 qualifizierten und geschulten Mitarbeitern
• Drei Tanklager mit ca. 14 Mio. Litern Lagerkapazität für Heizöl und Diesel
• Verkaufsbüros in Hiddenhausen, Lübbecke, Vechta und Varrel
• 15 moderne Tankfahrzeuge für die Auslieferung von Heizöl, Kraftstoffen und AdBlue
• 25 Tankstellen im tankpool24-Netzwerk mit über 500 Partner-Tankstellen deutschlandweit
• Zertifizierung gemäß RAL-Gütezeichen Energiehandel.

Hempelmann Wittemöller gehört zur Marquard & Bahls AG, einer Holdinggesellschaft im Energie- und Chemiesektor mit Sitz in Hamburg. Zu der Unternehmensgruppe mit jährlich 14,5 Mrd. Euro Umsatz gehören rund 100 Tochterunternehmen. Im Segment Energieversorgung ist Hempelmann Wittemöller die in Deutschland für die Endverbrauchersparte des Konzerns zuständige Gesellschaft, zu der eine Reihe von regional bzw. in speziellen Energiesegmenten operierende Tochter- und Schwestergesellschaften gehören. Hempelmann Wittemöller hat neben den operativen Aufgaben die federführende Verantwortung für das gruppenweite Rechnungswesen und Reporting.